はじめに
出社を抑えて自宅でリモートワークが増えてきている昨今、事業体系について検討する企業が増えています。事務所などで利用している土地や物件を今後も活用すべきか検討するとともに、失うことによってデメリットが生じないか不安視するケースもあります。
その中で住所を仮に取得する形で、様々なビジネスを生み出せると注目されているのがバーチャルオフィスです。賃貸料などを常に意識しないで、バーチャルオフィスを利用して仕事を行えるようになります。
ただバーチャルオフィスは現在の日本では、法人登記できるのか不安視する企業も多いです。そこでバーチャルオフィスがどのようなものか、そしてメリットやデメリットを把握して法人登記を検討していきましょう。
1. バーチャルオフィスとは一体何か
仮想の事務所となるバーチャルオフィスは、物理的な実体を持っていません。住所は事業展開する上では重要な役割を持っていますが、これを貸し出していくサービスとなります。ただ仕事を行えるスペースを確保する必要が出てくるので、別途検討しなければなりません。
その中で昨今リモートワークが増えていることもあり、住所だけバーチャルオフィスとして用意して社員はリモートワークにする企業も増えています。
1-1.住所などを取得して事業を行える
取引先などに対しては、バーチャルオフィスの住所を伝えることによって事業展開を進めることができます。住所があるので個人でも法人でも郵便物などをちゃんと受け取ることもできたり、銀行口座を住所を使って開設することもできます。
当然法人登記にも活用できて、住所や所在地を記載することも可能です。作業するスペースをリモートワークなどで確保しながら、今後も利用を検討する企業が増えると見込まれています。
事業を進める際には事務所所在地などを、取引先は見ることも多いです。しかし起業したばかりだとコストもかかるので、バーチャルオフィスによって低コストで住所などを一頭地など箔が付く地域に設定しておくといいでしょう。
1-2.基本料金や様々なオプションを付けられる
バーチャルオフィスでは様々なサービスを利用することができ、事業に役立つビジネスツールを活用することができます。利用時には各社バーチャルオフィス基本料金が設定されているので、自分のビジネスのイメージにあった住所と予算を考慮して選ぶと良いでしょう。
基本料金では本来数十万円はくだらない都心一等地のオフィス用住所を低価格で住所利用が可能。別途オプションとして、郵便物受け取りや転送を行ったり電話番号やFAX番号の提供をしてくれるところも存在します。
会議室やミーティングスペースを完備している点、駅から近いなど、オフィスを選ぶポイントとして考慮すると良いでしょう。
他にも資金面では融資や補助金、助成金について申し込むサポートを行ってくれます。内容は提供する会社によって異なるため、バーチャルオフィスで使うサービスを事前検討することが重要です。
2.バーチャルオフィスがもたらすメリットやデメリット
バーチャルオフィスを利用することで、コストダウンや住所などを取得することができます。一見メリットが多いように見えますが、時にはデメリットが生じることがあります。ポイントをしっかりと押さえて決めていかないと、コストダウンなどが十分進まないこともあるので注意しなければなりません。
2-1.コストを抑えられるかは事業内容で決まる
バーチャルオフィスは主なメリットととして、初期費用を抑えられる点があります。事業用の住所を使うことができますが、出社するために借りるオフィスについて多額の費用が必要です。しかし最低数千円から借りることができて、事業用の住所も利用可能です。
ビルなどは契約金など、様々な初期費用が必要です。それを抑えていくので、開業したばかりの時には心強い味方となるでしょう。そして開始するまで時間をかけずに手続きを終えることができ、最短だとその日のうちにスタートできます。費用については経費に計上することができるので、貸借料として勘定科目を括ることも可能です。運営中でも経費としてバーチャルオフィスの費用を計上することができるため、安心して経営を進めることができます。
しかし別途作業するスペースを必要とすることがあり、完全に場所に関する費用を抑えられるかどうかは事業計画がポイントです。その点ではバーチャルオフィスを提供する業者でサポートも行っていることがあるので、来客などのスペースを確保する必要かどうか検討することも可能です。
2-2.住所などを単独で持てるが融資などに注意
住所や電話番号については一等地を選ぶことも可能で、コストも非常に安いです。都心部の有名な地域の住所を活用しながら、バーチャルオフィスで事業を進めていくことができます。ビジネスでも大々的に住所を使うことができるので、集客や計画を立てる際に活用することができます。
連絡を取っていくための固定電話やFAXについても、導入が簡単です。導入するスピードも早いので、効率的に営業することができます。特定商取引法に則って記載もできるため、住所については自宅を記載する必要はありません。
しかもバーチャルオフィスで使う住所は特定商取引法に基づいた表記となるので、プライバシーも守ることができます。個人事業主としては利便性も高まり、自宅と事業所の住所を使い分けながら経営活動を進めることができます。女性だとストーカー被害などを防げるようにプライバシーを守りたい人も多く、バーチャルオフィスを選択するケースが多いです。
ただし融資や開業については、様々な条件をクリアすることが求められます。業種によっては専用スペースが必要になることがあり、個室の設置やパーティションを区切ることを求められます。バーチャルオフィスによって開業できない事態も考えられるので、業種も理解して検討していきましょう。注意点については、バーチャルオフィスを提供する業者も細かく教えてくれます。内容を把握しながら検討していき、理想的な契約内容にしていきましょう。
2-3.ネットによる調査は注意が必要
インターネットによって事務所などの住所を調査するケースもありますが、そこでバーチャルオフィスとなっていることを相手に知られることもあります。オフィスを現実的に持っていないと考えられるので、時には取引先との信用問題に発展してしまうこともあります。
またバーチャルオフィスによって会社登記、法人口座の開設は可能です。しかし銀行によって反応は様々で、スムーズに手続きを行えるかどうかは各銀行で異なります。事業の実態などを伝えながら、財務や税務などで情報や資料を持っていれば、ちゃんと口座開設時に伝えていきましょう。
3.法人登記を行う方法や生じるメリットやリスク
法人登記を行って事業を進めていくことになりますが、バーチャルオフィスでも起業する上で必要な登記を行うことができます。そして大半のバーチャルオフィス運営会社では、法人登記を行うことを認めています。登記を行うことによって生まれるメリットを、登記を進める上での注意点などとともに見ていきましょう。
3-1.基本的に登記時にバーチャルオフィスは違法にならない
住所や電話番号などを利用するバーチャルオフィスは、現実的には実体がありません。それでも法人登記を行う上ではバーチャルオフィスで利用している住所を登録したとしても、法律上では違法にはなりません。
しかし業種によっては行政や労働局からしっかりと事前に認可が必要な業種もあり、そこでは実際に作業するスペースを確保しなければなりません。具体的な業種としては職業紹介業や人材派遣業、税理士や弁護士など法律関連業務を行う業種です。登録時に専有スペースの平米数などを確保するなど、条件をクリアすることによって登記を行うことができるので注意しなければなりません。
3-2.法人登記によって生まれるメリット
バーチャルオフィスを登記することで、コストを抑えて都心の一等地などの住所や連絡先を持つことができます。顧客の信用を得やすくなりますが、プライバシーも守っていくことができます。またバーチャルオフィスを運営する会社によって、オプションで電話や郵便物などに関するサービスを付けることもできます。
その中で登記する時に生じるデメリットとして、ホームページなどで公表する時にバーチャルオフィスと気づかれる点があります。不信感を持たれることもありますが、その点はしっかりと説明を行うことで解消できます。実際の住所に事業所が存在しないことなどを伝えていきながら、コストダウンなどを意識した営業や理想的なサービスなどを提供して信用を勝ち取っていくことができます。
3-3.登記時のリスク対策も事前に検討する
バーチャルオフィスをこれから使っていこうとする時に、登記時にリスクが生じることもあります。例えば電話などを代行してもらいながら営業を進めたり、入り口に分かりやすく事業所の看板などを設置しておくと信頼を得やすいです。バーチャルオフィスはあくまでも住所を使っているだけなので、実際に来ても存在しません。不信感につながるので、これらのリスク対策を講じておく必要があります。
そして法人登記して銀行口座を開設する時にも、注意すべきポイントがあります。バーチャルオフィスとはいえ法人で使う銀行口座を開設することはできます。ただ審査は厳しくなっていることもあり、内容によって開設が難しいと判断されてしまうこともあります。
法人登記を進めていく中で必要書類をしっかりと準備して、本人確認や事業に関する実態を伝えていくようにしましょう。またオフィスを実際に確認する地方銀行やネットバンクはあるので、専用スペースを事前に確保する必要もあります。事前に法人登記を進めていく中で口座開設に必要なことを理解して、手続きを進めていくようにしましょう。
さいごに
バーチャルオフィスを活用するとコストダウンなどに効果を発揮することもあり、法人登記を進めていく中でも差し支えありません。事業所等を実際にビルなどに設置しようとすると、どうしても大きなコストがかかってしまいます。しかし作業するスペースをあらかじめ確保しておけば、バーチャルオフィスを活用して事業に活かせます。
自宅を事務所の住所にしたくなかったり、プライバシーを考慮しながら身の安全を考えながら起業したい女性など、利用する上では様々なケースがあります。いずれも対応できるので検討しながら、理想的なバーチャルオフィスをみつけましょう。
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