【プロが教える】会社設立をする際の手順まとめ

会社設立や起業を考えるとき、資本金や定款といったものはもちろんのこと、様々な手続きをしていく必要があります。
なかでも、会社の設立登記は会社の設立日となる重要な手続きです。この設立登記には、本店所在地を記載します。

それでは、バーチャルオフィスはこの会社設立登記にどのように利用することができるでしょうか。
ここでは、会社設立の場面において、バーチャルオフィスをどのように活用できるかについてご紹介します。

一般的な会社設立の手順

まず、会社を設立するにあたって、その基本となる設立の手順と必要書類について解説します。
なお、会社にも株式会社のほか合同会社や合資会社など様々な区分がありますが、ここでは株式会社について記載します。
会社を設立する際には、以下の手順をとるのが一般的です。

  1. 発起人の決定
  2. 基本事項(会社概要)の決定
  3. 定款作成・認証
  4. 会社印の作成または注文
  5. 出資金の払い込み
  6. 登記申請

このうち、「会社の定款」には住所を記載することになります。会社の住所は会社として営業行為を行う上で、会社側が管理・監視が可能な住所を本店所在地として登録することが一般的です。

すでに営業拠点となるビルや事務所がある場合には、会社設立においてその住所を本店所在地として登録することになるでしょう。
しかしながら、必ずしも会社の本店所在地として登記ができる住所がある方ばかりではありません。

このようなときに、バーチャルオフィスが役に立ちます。バーチャルオフィスとの契約によって貸し出された住所を会社の定款に本店所在地として記載し、残りの手続きを行うことで、バーチャルオフィスを利用して会社設立が可能となります。

会社の「本店所在地」をバーチャルオフィスにする理由とは?

会社の本店所在地としての住所を登記する際に、開業時の自宅住所を登記する場合もあります。近年ではネットを使って個人で事業を運営している個人事業主や、オフィスを持たずに、SOHOなどで事業を行うケースも多くあります。
このような場合には、レンタルオフィスなどを契約することもできますが、事務所を用意するとコストパフォーマンスの点から望ましくない結果となることもあるでしょう。

しかし、自宅住所を本店所在地として公開することにはリスクも伴います。
たとえば近年多いケースとしては、ネットショップなどを運営する会社を設立し、その本店所在地として特定商取引法に基づく表記(特商法表記)に自宅住所を記載する場合を想定してみます。

営業活動を行っていれば、利用しているユーザーからの問い合わせや他事業者からの営業行為を受けることもあります。
自宅住所を公開して本店所在地としていると、これらの問い合わせや営業行為、ときにはクレームなどがすべて自宅に押し寄せてくることになります。

これに加えて、自宅が賃貸マンション・アパートなどの場合は、賃貸契約上の問題もあります。
多くの場合、居住用のマンションやアパートとして貸し出されている物件においては、賃貸契約書に「事務所使用不可」という記載があります。
貸主となる大家や不動産会社としては、居住専用のマンションを事務所として登記された場合、先に触れたような「不特定多数の来客者」がひっきりなしに出入りすることや、それによる他の入居者とのトラブルの防止、違法な事業を行われたりするリスクがあります。
これらのことを考えると、不動産会社や所有者である大家が事務所利用を制限し、居住用に限って物件を貸し出すことは合理的です。
「事務所使用可」として契約している物件以外で勝手に賃貸契約している物件を本店所在地として登記した場合、不動産会社との間で賃貸契約違反となる可能性があります。

このように、自分の住んでいる住所を本店所在地として登記するには、安全上、または契約上様々なリスクやハードルがあるのです。

かといって、自分の管理下にない住所を登記することにはリスクを伴います。
というのも、商業登記法的にはどのような住所でも登記申請自体は可能なのですが、申請時に登記した住所宛てに金融機関や税務署などの公的機関からの郵便物が送られてきたりするためです。
そのため、やはり営業活動を行ううえで一定程度自分が管理することができ、郵便物などが受け取れる住所を本店所在地とする必要があります。

そこで、バーチャルオフィスの出番となります。
バーチャルオフィスは実在のオフィスをレンタルするのではなく、仮想のオフィスをレンタルすることができるサービスです。
つまり、営業活動を行ううえでの「住所」を提供してくれるというサービスであり、利用しようとする会社はバーチャルオフィスの住所を本店所在地として会社を設立するということができるのです。

バーチャルオフィスを利用して会社設立する際の注意

先の項目で解説したように、バーチャルオフィスを活用して会社を設立することには様々なメリットがあります。
特に、日頃来客などがなく、商品を保管したり車両を駐車しておいたりといった必要がない場合にはバーチャルオフィスを利用するのにぴったりです。

しかしながら、バーチャルオフィスを利用できない業種があります。以下のような業種の場合には、基本的にバーチャルオフィスでの営業に許認可が得られないことに注意しましょう。

  • 職業紹介業
  • 人材派遣業
  • 建設業
  • 廃棄物処理業
  • 古物商
  • 探偵業
  • 風俗営業
  • 金融商品取引業

オプションによってはバーチャルオフィスで会社設立がスムーズになることも

実在のオフィスを必要としない業種の会社を設立する場合には、バーチャルオフィスを活用するメリットが多いことはこれまでの解説のとおりです。
さらに、バーチャルオフィスごとに様々なオプションサービスがあります。
これらのオプションサービスの内容には、会社設立をスムーズに進められるもの多くあるので積極的にぜひ活用しましょう。

おさらい:バーチャルオフィスを利用して会社設立をする際の流れ

それでは、この記事で解説した会社設立におけるバーチャルオフィスの利用についておさらいしましょう。
まず、会社設立の基本的な流れの中で、バーチャルオフィスの活用できるポイントは以下のとおりです。

  1. 発起人の決定
  2. 基本事項(会社概要)の決定 – 住所や連絡先をバーチャルオフィスのものに決定
  3. 定款作成・認証 – 本店所在地をバーチャルオフィスのものを利用
  4. 会社印の作成または注文
  5. 出資金の払い込み
  6. 登記申請

基本事項の決定というプロセスは基本的に定款の作成の前準備と考えることができるため、定款作成の段階で、本店所在地として記載可能な住所が用意できており、それを定款に本店所在地として記載することが会社設立の前提となります。
つまり、会社設立の手続きを行う段階で、あらかじめバーチャルオフィスとの契約を行い、利用可能な住所をレンタルしておくのがスムーズな流れとなるでしょう。

またこのとき、法人としての電話受付を設置する場合や、法人銀行口座を同時進行で進める場合には、バーチャルオフィスのオプションサービスが活用できることがあります。
これらのサービスの利用を検討している場合については、利用しようとするバーチャルオフィスのサービス内容を確認しておくことが望ましいといえます。

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