はじめに
働き方改革や社会的な状況から、近年テレワークが全国的に普及し、自宅で仕事をすることが増えました。これまでの電話やメールだけでなく、チャットワークやZOOM、ラインなど多くのコミュニケーションツールの活用により、会議やセミナーをオンラインで完結することが可能です。
ワークスタイルの多様化に伴い、「オフィスが本当に必要なのか？」を見直す経営者は増えたのではないでしょうか。バーチャルオフィスやレンタルオフィスはそのようなニーズにマッチすると言えます。
この記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いやメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。
- これから起業しようとしている
- オフィスの縮小を検討している
上記に当てはまる場合で、「バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いがよくわからない」という方は、ぜひ最後まで読んでいただき、参考にしてみてください。
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは、主に２つあります。
① 占有できるオフィススペースの有無
レンタルオフィスは占有できるオフィススペースがあるのに対し、バーチャルオフィスはオフィススペースがありません。
② 利用料
利用料はレンタルオフィス≧バーチャルオフィスとなります。レンタルオフィスは運営会社がオフィスの場所を借り、デスクなどの設備を用意する分、バーチャルオフィスに比べ利用料が割高です。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、事業所（オフィススペース）を構えず、事業に必要最低限な住所や電話番号などを借りる形態です。
住所のレンタルができ、バーチャルオフィスに届いた電話や郵便物の転送サービスなどがあります。
メリット
イニシャル・ランニングコスト削減
オフィスを構えることは、初期費用や設備費用がかかり、起業する上で大きな負担となります。バーチャルオフィスは実際の場所を借りず、住所のみ借りることができるため、イニシャルコストやランニングコストの削減が可能です。
一等地での登記が可能＝ブランディングに繋がる
実際に占有する場所を借りないため、一般的なオフィスやレンタルオフィスに比べ格安で一等地の住所を借り、登記をすることが可能です。会社の住所＝ブランドと捉えられることは多く、コストを抑えつつブランディングにつなげることができます。
自宅住所での登記を回避できる
自宅やカフェで仕事をする場合、「登記をしたいけど、自宅住所を知られるのはちょっと…」という方もいるかと思います。バーチャルオフィスの住所で登記をすることで、自宅住所の公開を回避できます。
必要な時だけ会議室を借りられる
バーチャルオフィスの運営会社によっては、オプションでレンタル会議室の提供があります。オプションをつけることで、必要な時だけ会議室を借りることが可能です。
デメリット
郵便物の受け取りにタイムラグが生じる
バーチャルオフィスに郵便物を取りに行く・または転送してもらうことになるため、郵便物の受け取りにタイムラグが生じます。急ぎで受け取らなければならない郵便物が多い事業の場合は、その点注意が必要です。
オフィスで柔軟な来客対応ができない
バーチャルオフィスでは、突然の来客があった場合、利用者がオフィスにいないため、来客対応ができません。バーチャルオフィスの運営会社に簡易的な来客対応をしてもらえる場合もありますが、込み入った仕事の対応はできないため、その点は顧客にあらかじめ説明しておく必要があるでしょう。
2レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、内装や什器、通信インフラなどが整備された「すぐに使える状態」のオフィスを借りる形態です。バーチャルオフィスと同じく、電話や郵便物の転送サービスがあります。
メリット
イニシャル・ランニングコスト削減
一般のオフィスと異なり、自身でオフィスの設備を用意する必要がないため、イニシャルコスト・ランニングコストを削減することができます。バーチャルオフィスと比べると、運営会社がオフィスを用意する必要があるため、その分利用料は割高になりますが、一般のオフィスと比べるとコストを抑えることが可能です。
スピーディな入居が可能
一般のオフィスの場合、オフィスの内装や設備などの整備に時間がかかり、入居までに数か月を要します。レンタルオフィスの場合は、自身でオフィスの整備をする必要がないため、即日～数週間で入居ができます。
デメリット
他の入居者がいる
他の入居者がいるため、気になる方は事前にオフィス環境やセキュリティをしっかりチェックしておきましょう。
大きな荷物が置けない
レンタルオフィスはスペースが限られているため、大きな荷物を置く必要がある事業の場合は、利用が難しいかもしれません。
運営会社の倒産リスクが高い
レンタルオフィスは、運営会社がオフィスの場所や設備を提供しなければならないため、バーチャルオフィスに比べ固定費がかかります。集客がうまくできず、利益を上げられないレンタルオフィス運営会社は、廃業せざるを得ません。
運営会社が廃業となった場合、利用者は法人登記の変更が必要となり、新たなオフィスを探す手間とコストが生じます。
バーチャルオフィスはこのような事業者におすすめ
デザイナーやエンジニアなどのWEB関連
自宅やカフェで作業するなど、オフィスが不要な方はバーチャルオフィスの利用がおすすめです。自宅住所を公開することなく、バーチャルオフィスの住所を名刺に記載することができます。また、開業届の納税地や事業所の所在地として届け出が可能です。
雑貨や服飾の製造・販売関連
自社や自宅で商品を製造・販売しており、実店舗を設置していない事業者の場合、本社や支社としてバーチャルオフィスを利用することがおすすめです。自宅以外で本拠地として公開する住所があれば、取引先からの信頼を得ることに繋がります。
整体・ヨガインストラクターなどの出張ビジネス
出張先で主に仕事をする、インストラクターの方にも、バーチャルオフィスは向いていると言えます。レッスンは出張先で行いますが、事業所として固定の場所（バーチャルオフィス）があれば、お客さまへの対応をスムーズに行うことができます。
コンサルタント・講師などのサービス関連
コンサルタントや講師などのサービス関連の事業にも、バーチャルオフィスの利用はおすすめです。HPや名刺に一等地の住所を記載することが可能なため、個人事業主の場合は特にバーチャルオフィスの利用を検討される方が多いようです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。バーチャルオフィスとレンタルオフィスには、それぞれ違いがあり、メリット・デメリットも異なります。働き方の多様化が進み、必ずしもオフィススペースを必要としない事業者は、バーチャルオフィスやレンタルオフィスが適していると言えます。
業務スペースにこだわりがなく、会社として必要最低限の情報だけを得たいという場合には、バーチャルオフィスがおすすめです。レンタルオフィスは運営会社の倒産リスクが高いことや、利用料がバーチャルオフィスより割高となることから、どちらも検討しているという方もまずはリスクの少ないバーチャルオフィスから始めてみるのはいかがでしょうか。
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